В большинстве компаний есть отчёт, который кто-то собирает руками раз в неделю или раз в месяц. Скачать выгрузки, свести в одну таблицу, пересчитать, проверить, отправить. Если процесс повторяется по одной и той же схеме, его можно отдать программе, а человеку оставить проверку результата.
Признаки, что пора
- Отчёт собирается по инструкции, которую можно записать по шагам.
- На него уходит больше нескольких часов каждый период.
- Ошибки находят уже после отправки, и их приходится объяснять.
- Собрать отчёт умеет один человек, и его отпуск становится проблемой.
- Исходные данные приходят в одном и том же формате: выгрузки из учётной системы, файлы с сайтов, таблицы от филиалов.
Если совпадают три пункта из пяти, автоматизация почти наверняка окупится.
Пример: сводная книга по 89 регионам
Один из наших заказчиков каждый месяц собирал отчёт по бюджетам 89 регионов: доходы и расходы, транспортный налог, штрафы, дорожные фонды, акцизы, всего 10 показателей. Данные нужно было найти на официальных сайтах, скачать, разобрать файлы разного формата, посчитать показатели и заполнить рабочую книгу Excel. На это уходило около двух дней.
Теперь аналитик выбирает период и источник данных и нажимает одну кнопку. Программа скачивает отчётность, разбирает её, считает показатели и заполняет книгу. Подробности есть на странице проекта.
Что оказалось важнее скорости
Ускорение было ожидаемым. Неожиданно ценными оказались две другие вещи.
Первая: пустые данные остаются пустыми. При ручной сводке пропуск легко превращается в ноль, и ноль выглядит как реальное значение. Программа явно помечает, где данных нет.
Вторая: у каждой цифры есть происхождение. Для любого показателя можно посмотреть, из какого файла, строки и кода он получен. Это заменило ручную перепроверку «на глаз».
Excel остаётся
Автоматизация не означает отказ от Excel. Люди, которые работают с отчётом, привыкли к своей книге, формулам и форматированию, и ломать это незачем. Программа заполняет ту же книгу, что раньше заполнял человек. Меняется только то, как в неё попадают цифры.
Что нужно для старта
- Готовый отчёт за прошлый период, который вы считаете правильным.
- Исходные файлы, из которых он был собран.
- Инструкция, пусть даже неформальная: откуда что берётся и как считается.
С этим набором мы можем оценить работу и потом проверить программу: она должна получить тот же результат из тех же файлов.